Modificare le impostazioni di inoltro automatico email su Outlook e Gmail

Logo Gmail e Outlook

La posta elettronica (email) è ormai divenuta uno tra i sistemi di scambio documenti più utilizzato. In ambito lavorativo è praticamente un must have per poter ricevere allegati importanti o avviare una conversazione in tempi rapidi tra le aziende. C’è chi fa affidamento anche a servizi di email temporanea per evitare lo spam.

Anche nella vita di tutti i giorni utilizziamo servizi email quali Outlook e Gmail, molto più spesso di quanto non ci accorge. Può capitare, però,
di ricevere email aziendali da voler inoltrare automaticamente in una cartella apposita del nostro servizio. Ogni giorno si ricevono centinaia di messaggi, come promozioni, newsletter e via dicendo. E’ molto comodo creare delle regole apposite per l’inoltro automatico delle email in arrivo. Proprio per questo oggi vi andremo a spiegare come modificare le impostazioni di inoltro automatico su Outlook e Gmail.

Guida per Gmail

Per prima cosa sarà necessario creare la cartella, o etichetta, in cui inoltrare tutte le email provenienti da un unico mittente. Cliccare dunque sulla voce Altro, nel menù a sinistra, e poi su Crea nuova etichetta. Ci troveremo davanti una schermata come questa:

Basterà inserire il nome dell’etichetta ed, eventualmente, scegliere la macro categoria, se si desidera creare dei sottogruppi. A questo punto comparirà l’etichetta nel menù a sinistra, appena sotto Bozze.
Ora bisogna associare l’indirizzo per l’inoltro automatico all’etichetta appena creata. Dunque entriamo nelle impostazioni di Gmail, cliccando sull’ingranaggio in alto a destra e selezionando Impostazioni. Tra le tante voci presenti, quella che interessa a noi è Filtri e indirizzi bloccati. Accediamo a quest’area e clicchiamo su Crea nuovo filtro. Ora apparirà la schermata mostrata di seguito:

Tutto quello che dovremo fare è scrivere l’indirizzo del mittente dal quale riceviamo le email da raggruppare e quello del destinatario, ossia il nostro. Fatto ciò, premiamo su Crea filtro con questa ricerca.

Adesso bisogna fare in modo che ogni email che arriverà da quel determinato indirizzo venga inoltrata automaticamente all’interno dell’etichetta creata precedentemente. Basterà spuntare la voce Applica l’etichetta e scegliere l’etichetta in cui inserire tutte le email. Il gioco è fatto. Ora avremo l’inoltro automatico delle email su un’etichetta specifica con Gmail.

Guida per Outlook

Per chi, invece, utilizza Outlook, la procedura è leggermente differente. Bisogna sempre creare la cartella da destinare alle email, cliccando sul simbolo “+” accanto alla voce Cartelle, in alto a sinistra. Apparirà un campo di testo su cui dare il nome alla cartella.
Entrare nel menù Opzioni di Outlook, cliccando sull’ingranaggio in alto a destra e selezionando la voce apposita. Una volta entrati, estendere il menù a tendina denominato Elaborazione automatica, in cui sono presenti tutte le opzioni per la gestione delle email in entrata e uscita. Spostarsi nel campo Regole Posta in arrivo e cliccare sul “+” per aggiungere una nuova regola. Si aprirà la seguente finestra:

Qui sarà necessario impostare l’email del mittente con l’opzione E’ stato ricevuto da… e modificare la regola in Sposta il messaggio nella cartella…, selezionando quella più opportuna. Come potete vedere è molto semplice modificare le impostazioni di inoltro automatico delle email. In questa maniera è possibile organizzare i propri messaggi secondo categorie specifiche, evitando che messaggi importanti finiscano in fondo.

Tramite queste opzioni sarà possibile anche inoltrare email da un account ad un altro dello stesso servizio, tramite la voce Inoltro e POP/IMAP, presente su entrambi i servizi.

Commenta per primo

Facci sapere la tua opinione!